Tietosuojaseloste

REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Henkilötietolaki (523/99) 10 §

Kototiimi Oy
c/o Gerli Kapanen
Pääskynkuja 2 as. 1
21210 RAISIO

040 135 3340
http://www.kototiimi.fi

Rekisterinpitäjä
Kototiimi Oy, jäljempänä rekisterinpitäjä
Pääskynkuja 2 as. 1
21210 RAISIO
040 135 3340, asiakaspalvelu(a)kototiimi.fi

Yhteyshenkilö
Gerli Kapanen
040 135 3340
gerli.kapanen(a)kototiimi.fi

Rekisterin nimi

Kototiimi Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukainen oikeusperuste

Kototiimi Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri muodostuu Kototiimin asiakkaista, potentiaaleista
asiakkaista, asiakkaiden työntekijöistä, sidosryhmien yhteyshenkilöistä tai muista asianomaisista
osapuolista kuten edunsaajista, edunvalvojista, edustajista tai vastuuhenkilöistä.
Asiakkaalla tarkoitetaan tässä yhteydessä kotitalouksien, yritysten tai yhteisöjen yhteyshenkilöitä,
joiden kanssa rekisterinpitäjällä on asiakassuhde tai muu asiallinen yhteys.
Potentiaalisilla asiakkailla tarkoitetaan kotitalouksien, yritysten tai yhteisöjen yhteyshenkilöitä,
joiden kanssa rekisterinpitäjä pyrkii luomaan asiakassuhteen.
Sidosryhmillä tarkoitetaan kotitalouksien, yritysten tai yhteisöjen yhteyshenkilöitä, joilla on
rekisterinpitäjään yhteistyösuhde tai muu asiallinen yhteys.
Kototiimi Oy käsittelee henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseksi ja analysoimiseksi.
Henkilötietoja voidaan käyttää palveluun liittyvien ilmoitusten ja palveluiden viestimiseen sekä
palveluiden kehittämiseen.
Henkilötietoja voidaan käyttää myös asiakas- tai sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen ja kehittämiseen,
tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin ja markkinoinnin, raportoinnin ja muiden
asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden mahdollistamiseksi.
Tietojen käsittelyn tarkoituksena on yhteystietojen sekä palveluun liittyvien toimintaohjeiden
ylläpitäminen sekä muu yhteydenpito, viestintä ja markkinointi. Lisäksi käsittelyn tarkoituksena on
maksujen ja korvausten suorittaminen, perintä, kyselyiden ja tutkimusten suorittaminen sekä
tilastointi.
Käsittelyn oikeusperusteena on tarve sopimuksen tai sitä edeltävien toimenpiteiden
täytäntöönpaneminen sekä liiketoimintaan liittyvän oikeutetun edun toteutuminen, kuten
suoramarkkinointi ja myynti sekä asiakaspalvelu asiakkaille ja ei-asiakkaille.
Henkilötietojen käsittely voi perustua myös yhteen tai useampaan tarkoitukseen annettuun
suostumukseen.
Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi,
paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät edut tai perusoikeudet syrjäyttävät tällaiset edut.
Jotta rekisterinpitäjä voi täyttää asiakassuhteisiin liittyvät velvoitteensa, on rekisterinpitäjän saatava
käsitellä henkilötietoja. Ilman henkilötietoja Kototiimi Oy ei voi tarjota asiakkaalle tai sen
yhteyshenkilölle palveluita, joiden yhteydessä on tarpeen käsitellä henkilötietoja.
Rekisterissä käsiteltäviä asiointitietoja voidaan käyttää myös profilointiin, segmentointiin ja
markkinointitoimenpiteiden sekä viestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi.

 

Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tietosuojaselosteessa mainittu käsittelyn peruste on
voimassa ja kohtuullisen ajan sen jälkeen ottaen huomioon velvoittava lainsäädäntö, kuten
kirjanpitolainsäädäntö. Tietoja käsitellään vähintään sen ajan kuin asiakassuhde tai muu vastaava
suhde on voimassa. Jos tietoja säilytetään muihin tarkoituksiin kuin sopimuksen täytäntöön
panemiseen, kuten kirjanpitoon, säilytämme tietoja vain, jos se on kyseisen tarkoituksen kannalta
tarpeellista ja/tai laissa ja säännöksissä määrättyä.

 

Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat yhteyshenkilöitä, jotka ovat käyttäneet
palveluita, osallistuneet tilaisuuksiin joissa rekisterinpitäjä on ollut läsnä tai yhteyshenkilöitä, jotka
ostavat palveluita tai ovat potentiaalisia asiakkaita.
Rekisterin tietosisältö: Perustiedot kotitalouden, yrityksen tai yhteisön yhteyshenkilöistä. Etu- ja
sukunimi, asema, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), www-sivuston osoitteet,
verkkoyhteyden IP-osoitteet, sosiaalisen median tunnukset, tiedot tilatuista palveluista ja niihin
liittyvät toimintaohjeet, asumistiedot, talouden koko, laskutusosoitteet ja muut asiakassuhteeseen
ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot, tilaisuuksien osallistumistiedot, tiedotteiden, kutsujen ja
uutiskirjeiden lähetys- ja avaustiedot, käytyjen keskusteluiden sisällöt, kiinnostuksen kohteet ja
postituskiellot.
Rekisterissä voidaan käsitellä tapahtumiin ilmoittautuneen rekisteröidyn perustietoja: etu- ja
sukunimi, asema, yhteystiedot ja tapahtumaan liittyen annetut tarpeelliset tiedot kuten syntymäaika
tai allergiatiedot, jotka henkilö on itse syöttänyt.

 

Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään palvelun tilauksen, tarjouspyynnön tai muun yhteydenoton
yhteydessä www-lomakkeilta, sähköpostilla, puhelimitse tai henkilökohtaisesti sopimuksista,
ilmoittautumisista ja muista tilanteista, jossa asias luovuttaa tietojaan.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä edunvalvojilta, edustajilta, viranomaisilta, julkisista rekistereistä
ja henkilötietohakemistoista, tiedotusvälineistä tai muista tietolähteistä, kuten internetin
hakukoneista tai sosiaalisesta mediasta ja sosiaalisen median palveluiden kautta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa rekisterinpitäjän organisaation sisällä sekä sidosryhmien kesken.
Tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän harkinnan perusteella kulloinkin voimassaolevan
lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneillemme, jollei rekisteröity ole
kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttamien yhteistyökumppaneille tapahtuu vain
sellaisiin käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta.
Lisäksi rekisteritietoja siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle palvelusopimuksen
perusteella. Tällaisia toimintoja voivat olla esim. henkilötietojen tekninen hallinta, analysointi,
viestintä ja kampanjat, maksamattomien saatavien perintä ja suoramarkkinointi. Henkilötietojen
käsittelijöiden kanssa on tehty asianmukaiset sopimuksen tietosuojaliitteet ja rekisterinpitäjä
varmistaa, että käsittelijä suojaa henkilötiedot tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

 

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Lähtökohtaisesti rekisterinpitäjä ei siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle van payrkii käyttämään
EU:n sisällä olevia palveluntarjoajia, mutta mikäli tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle,
rekisterinpitäjä varmistaa, että tietojen siirrolle on olemassa oikeusperuste ja että henkilötiedot
suojataan käyttämällä viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia ja asianmukaisia teknisiä
suojauksia.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot
suojataan asianmukaisesti. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuureilla,
salasanoilla ja muilla tietoturvatoimialan yleisesti hyväksymillä keinoilla suojattuja. Manuaalisesti
ylläpidettävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joiin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä.
Sähköisesti ylläpidettävät aineistot on suojattu salasanoin, palomuurein ja muilla
turvallisuusmenettelyillä, joilla suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja katoamisen,
väärinkäytön, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.
Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten
työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti
ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus
• pyytää pääsyä häntä koskeviin henkilötietoihin.
• pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”).
• pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin. Jos tiedot ovat virheellisiä tai
puutteellisia, rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen korjaamista, ellei lainsäädäntö sitä
rajoita.
• rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Jos rekisteröity kiistää rekisterissä olevien tietojensa
oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden tai jos rekisteröity vastustaa tietojen käsittelyä
oikeuksiensa mukaisesti, voi rekisteröity pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan
henkilötietojen käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen. Tietojen käsittely rajoitetaan tällöin
vain tietojen säilyttämiseen, kunnes tietojen oikeellisuus on varmistettu tai on voitu
tarkistaa, ovatko rekisterinpitäjän oikeutetut edut ensisijaisia rekisteröidyn etuun nähden.
• vastustaa tietojen käsittelyä rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Rekisteröidyllä
on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin tai
suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
• pyytää tietojen poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista
seuraavissa tapauksissa:

o Rekisteröity peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole
muuta perusteltua syytä.
o Rekisteröity vastustaa tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole
hyväksyttävää syytä.
o Rekisteröity vastustaa tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa.
o Tietojen käsittely on lainvastaista.
o Rekisteröidyt tiedot ovat alaikäisen henkilötietoja, jotka on kerätty
tietoyhteiskunnan palvelujen hankkimisen yhteydessä.


Niin ikään rekisteröidyllä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten
henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.
Jos rekisteröity haluaa käyttää yllä lueteltuja oikeuksiaan, pyynnöt käsitellään ja arvioidaan tapausja tilannekohtaisesti. Rekisterinpitäjä voi myös säilyttää ja käyttää rekisteröidyn tietoja, jos se on
tarpeen lainsäädännön velvoitteiden noudattamiseksi, riita-asioiden ratkaisemiseksi tai sopimusten
täytäntöön panemiseksi.

 

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen:

Kototiimi Oy
Pääskynkuja 2 as. 1
21210 RAISIO

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.